Como você classificaria as suas habilidades em Excel e de sua equipe? Daria uma nota 7 ou 8?
A verdade é que o conhecimento na ferramenta da Microsoft é provavelmente muito pior do que você e eles pensam! A maioria das pessoas pensam que, por utilizar o Excel todos os dias, eles devem ser bons no Excel. O que é como dizer: “Dirijo meu carro todos os dias, portanto, minhas habilidades de condução são tão boas quanto um motorista de corrida!”. Sendo que você utiliza sempre a mesma estrada.
A realidade é que as universidades não capacitam os alunos para utilizar o Excel e muito, muito poucas empresas fornecem o treinamento do Excel para seus funcionários. Portanto, a maioria dos funcionários aprendem o Excel através da “Escola Google”. O resultado? Os funcionários são extremamente ineficazes e ineficientes no Excel, as pessoas mal conseguem arranhar a superfície das poderosas ferramentas e funções, e o pior de tudo é que ocorrem erros que podem não serem detectados por meses ou anos. Esses erros podem custar caro a uma empresa! Claro que utilizar vídeos e tutoriais que estão disponibilizados pela internet afora é válido, mas só isso não é o suficiente. Até porque existe muito conhecimento disponibilizado, mas as pessoas não sabem como estruturar seus estudos e focar no que é necessário.
Todos já ouviram falar de alterações acidentais de fórmulas e planilhas muito pesadas. Um clique pode acabar com a planilha. Mesmo os usuários avançados do Excel experimentam esses erros de tempos em tempos. Existem erros graves e existem erros bobos. Listo abaixo 7 erros bobos e como evitá-los.
- Criar fórmulas com base em números e não em células;
Este erro é estressante para quem utiliza a planilha. Utilizar números ao invés de referências pode compromenter todo o cálculo assim que um valor ou uma vírgula for alterada. É muito importante que seja utilizada a referência à céulula =A2+A3 ao invés do valor que está na célula =2+3. Isso se deve ao fato de que estas números podem mudar e isso acontecendo, o resultado da fórmula só será alterado caso a referência esteja correta. - Não respeitar condições matemáticas em fórmulas ao utilizar parênteses;
Outro erro cometido em relação aos parênteses está na criação de fórmulas no Excel. Assim como uma vírgula pode dar um sentido totalmente inverso a uma frase em Português, os parênteses colocados em lugares errados podem alterar totalmente o resultado de uma fórmula.
Por exemplo:
O resultado dessa fórmula: =A1(B1+C1) será diferente da fórmula =A1B1+(C1)
- Colocar 0 à esquerda e ele não aparecer;
Muito comum para quem deseja inserir, por exemplo, um CPF que inicia com o número 0. Tentando na célula que possui a formatação Geral, o Excel não irá exibir o 0 por padrão. Porém, temos várias formas de exibir o 0 a esquerda:
Formatar como Texto;
Utilizar a formatação e colocar # ou vários 000000
Utilizar ‘ antes do número, porém o número passará à formatação Texto. - Dados como texto;
Ao obter dados de relatórios, alguns podem vir como texto e não serem percebidos fazendo com que os valores não sejam somados. Resolver é simples. Selecione os dados e formate como valores. - Digitação de intervalos;
É preciso atentar ao criar um função ou fórmula e digitar o intervalo. Neste caso, por exemplo, note que uma das funções diz que é para somar de A1 até A 10 e a outra diz que é para somar A1 e A10.
=soma(a1:a10) é diferente de =Soma(a1+a10) - Não informar que os intervalos nomeados possuem títulos;
Ao criar intervalos nomeados, é possível que o usuário desmarque ou não marque a opção “Minha tabela possui cabeçalhos”. Neste caso é necessário refazer e marcar a ação.
Nos vemos no próximo Post, grande abraço!
Silas Galvino