Muitos relatórios do Excel são um desperdício de tempo e dinheiro. Aqui está como fazê-los incrivelmente populares e eficientes.
É comum criarmos relatórios, distribuirmos e ninguém ler. Já li sobre um usuário do Excel que distribuiu um relatório com uma página acidentalmente impressa três vezes seguidas … e nenhum dos 20 destinatários do relatório mencionou a duplicação.
Sabemos que vários administradores raramente sequer olham para os seus relatórios, muito menos os lê.
Se os seus relatórios do Excel não são tão populares como você gostaria, é obviamente um problema frustrante. Mas o pior, é um problema muito sério para a sua empresa.
Uma das graves razões é que a sua empresa gasta muito dinheiro com você e com outros usuários do Excel. São licenças de uso, controles dessas licenças, salários dos envolvidos e… o custo do risco que é não acompanhar os dados que estão sendo gerados.
Desperdiçar tanto dinheiro em relatórios impopulares é um problema, é claro. Mas outro problema é muito pior.
Bons usuários do Excel são os olhos e ouvidos de seus gestores. Eles olham e tratam os dados de maneiras novas e criativas para descobrir novos problemas e novas oportunidades para sua empresa.
O bom usuário do Excel é uma pessoa que pode olhar para um gerente e dizer: “Eu criei um novo relatório com as informações que eu sei que você precisa ver!”
Alguns usuários de Excel dentro da empresa têm o tempo e conhecimento para descobrir informações novas e úteis. Em vez disso, as empresas costumam desperdiçar o cérebro, a energia e a criatividade de seus analistas… Transformando-os em geradores de planilhas sem utilidade.
Então você deve assumir a liderança, fazendo seus relatórios Excel populares e úteis.
Neste post mostraremos como.
Antes é bom lembrar que questionar o “por que” de tudo é muito importante para entendermos onde o consumidor do relatório quer chegar ou que informação ele precisa.
Vamos lá.
1 – Questione aos seus gerentes que relatórios que eles querem e por quê.
Você precisa perguntar a seus gestores como eles querem que os seus relatórios sejam, e em seguida, apresentar o que eles pedem.
Parece fácil, mas nem sempre é.
Isso ocorre porque alguns gerentes sabem:
- Que os dados estão disponíveis para os seus relatórios.
- Quais métodos estão disponíveis para análise e exibição esses dados.
- Que tipos de relatórios do Excel são fáceis de criar, e que tipos são difíceis.
E isso acaba direcionando a visão deles para algum ponto pré-estabelecido.
Muitos gestores não tem certeza de quais relatórios querem receber em primeiro lugar. Assim, o melhor que podem fazer é dizer o que gostam quando visualizam.
Com esses problemas em mente, você precisa se reunir com seus gestores e falar sobre maneiras e formas que você poderia melhorar os seus relatórios. E aqui estão algumas sugestões para essas reuniões:
Comece dizendo que o seu objetivo é fornecer a melhor informação com o menor tempo de leitura possível. E depois…
- Mostre alguns dos seus relatórios atuais e pergunte quais áreas que ele nunca leu ou que pouco lê e por quê. Em seguida, questione que áreas eles costumam ler … e por que esta informação é importante para eles.
Também pergunte quais mudanças que eles gostariam de fazer nestes estes relatórios … e por quê. - Mostre exemplos de pequenas tabelas e gráficos, ou mesmo bons dashboards que você encontra através de uma pesquisa no Google e pergunte que tipo de informações eles gostariam de ver em modelos como aqueles … e por que isso seria importante
- Resuma as fontes de dados que você tem disponível e pergunte que tipo de informações eles gostariam de ver a partir dessas fontes.
- Peça para fingir que não existem limites para a sua capacidade de criar relatórios e questione que tipo de informação eles queriam ter neste mundo ideal… e por quê.
- Crie relatórios com base no que foi conversado, obtenha feedback sobre esses exemplos e em seguida coloque em produção… até que seus leitores peçam ainda mais mudanças.
2 – Explicar não é documentar.
A maioria dos relatórios existentes em Excel parecem com versões de planilhas que são distribuídas. Esses tipos de relatórios tendem a mostrar muitas páginas cheias de dados, com colunas estreitas, números pequenos e diversas linhas. Ninguém gosta de ter que analisar muitos dados para chegar a uma resposta. Ao entregar um relatório assim, parece dizer: “Nós não sabemos o que todos esses números significam. Então aqui estão os dados e descubra por você mesmo!”
Não é o trabalho do seu gerente transformar um mar de dados em informações úteis. Isso é SEU trabalho, bem como de todo usuário do Excel que cria relatórios.
Então, se você quiser que os seus gestores leiam o seu relatório com interesse, forneça relatórios que explicam o desempenho de formas que possam ser lidos rapidamente e compreendidos facilmente.
Seus gerentes deveriam gastar seu tempo resolvendo problemas, desenvolvendo oportunidades, e questionando resultados … não estudando pilhas de relatórios do Excel que não dizem muita coisa.
Uma das formas fáceis é utilizar gráficos e dasboards para conseguir traduzir rapidamente o que os dados querem mostrar.
3 – Inclua pequenos gráficos com tendências e pequenas tabelas.
A maioria dos gerentes gostam de ver as tendências em relatórios de desempenho. As tendências mostram aos gestores como a empresa obteve a sua posição atual e oferecem dicas sobre desempenho futuro.
Gráficos tornam as tendências fáceis de serem visualizadas.
Da mesma forma, pequenas tabelas podem mostrar dados de alguns pontos que são importantes para os seus leitores. Por exemplo, você pode usar pequenas tabelas para os top 10 produtos mais vendidos ou clientes que mais compraram.
Não force os seus leitores a comparar mentalmente fatos de diferentes páginas de seus relatórios. Resuma esses fatos importantes em uma pequena tabela. Isso deixará ele mais eficiente.
No entanto, as tabelas não ficam tão úteis se você utilizar fontes microscópicas. Você pode ser capaz de ler fontes tamanho 8 de forma confortável, mas seu gestor talvez não possa.
Aqui um exemplo de gráfico com fontes amigáveis e cores que permitem melhor visualização.
4 – Sempre teste.
Quando você fornecer um relatório novo, explique que é um teste com informações que podem ser úteis. Quando os gerentes lhe derem retorno sobre este novo modelo, pergunte quais foram os melhores tópicos ou se tem algo para melhorar.
Não é preciso dizer que o teste anterior à entrega ao gerente, ou ao leitor, deve ser feita sempre. =)
5 – Reduza o tempo e erro.
Este é o passo mais importante. Se você não pode reduzir o tempo que você leva para criar novos relatórios a cada período, você não terá tempo para trabalhar nas outras maneiras de melhorar o que produz. E eles continuarão a ser uma despesa para a empresa e a oferecer menos valor do que deveriam.
Além disso, é claro, se você erra frequentemente, quem irá confiar no que produz? Não importa o quão interessantes e atraentes seus relatórios possam ser, com erros não existe confiabilidade.
A melhor estratégia para reduzir os tempos de apresentação e as taxas de erro é armazenar seus dados de origem em tabelas onde suas fórmulas possam resumir e checar erros facilmente. Meus clientes e alunos estão aprendendo sobre essas técnicas e nós da X Plan Excel estamos sempre aprimorando nossos cursos de formação para se concentrar nestes tópicos. Também utilizamos estas técnicas em nossas soluções empresariais.
Em resumo…
Se você der um retorno rápido às sugestões de seus gerentes sobre seus relatórios, todos serão beneficiados.
Sua empresa se beneficiará, porque você vai dar aos gestores e outros responsáveis a informação de que necessitam, para que eles possam fazer o seu trabalho de forma mais eficaz.
Seus gerentes irão se beneficiar, porque você vai tornar seus relatórios um local de acesso rápido e fácil para encontrar dados úteis.
E você vai se beneficiar, porque você vai se tornar a pessoa chave para as necessidades de informação e terá uma melhor compreensão do que é necessário em sua empresa.
Se tiver outras maneiras de tornar seus relatórios mais úteis ou precisar de alguma ajuda, entre em contato.
Nos vemos no próximo Post, grande abraço!
Silas Galvino